Apa itu Saas? Ini Manfaat, Kelebihan, Cara Kerja & Contohnya

SaaS adalah salah satu layanan dari Cloud Computing. Cloud Computing sendiri merupakan topik hangat yang banyak dibicarakan dalam penerapannya untuk bisnis kecil hingga perusahaan global. Tidak hanya itu, Cloud computing merupakan konsep luas yang mencakup banyak pekerjaan online atau digital.

Lantas apa pengertian SaaS? Apa saja kegunaan, kelemahan beserta contohnya? Untuk mengetahui informasi lebih lanjut, simak artikel di bawah ini.

Apa itu SaaS?

SaaS adalah singkatan dari Software as a service. Pengertian SaaS adalah sebuah perangkat lunak berbasis online yang memanfaatkan teknologi cloud-service.

Dengan menggunakan cloud-service, Software as a Service dapat menyediakan pembaruan secara otomatis, dan membuat perangkat lunak tersedia untuk pelanggannya melalui internet dengan fleksibilitas yang tinggi.

Dengan Software as a Service, para pengguna perangkat lunak tidak perlu melakukan instalasi aplikasi atau perangkat lunak tersebut. SaaS dibuat dan dikembangkan agar aplikasi tersebut bisa digunakan hanya dengan menjalankan internet browser yang kita miliki.

Tidak hanya diakses melalui internet browser saja, tetapi SaaS adalah layanan yang telah dikembangkan menjadi aplikasi smartphone sehingga lebih fleksibel dan mudah digunakan di manapun.

Produk Software as a Service saat ini dapat berupa apa saja, mulai dari perangkat lunak perkantoran hingga komunikasi terpadu di antara berbagai ragam aplikasi yang tersedia. 

Sejarah Software as a Service

Pada awal tahun 2000-an, generasi pertama SaaS sudah mulai dikembangkan. Namun, pada saat itu banyak fitur yang masih belum sempurna untuk digunakan dengan sesuai.

Software as a Service pada generasi pertama masih tidak dapat dipisahkan atau diorganisasi dengan baik. Selain itu, SaaS masih tidak fleksibel, dan hanya dirancang untuk memecahkan satu masalah bisnis.

Sejak pengembangan generasi pertamanya, Software as a Service telah berkembang secara dramatis. Saat ini, aplikasi cloud modern dapat menjangkau dan menghubungkan segala aspek, mulai dari keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, serta proses rantai pasokan hingga solusi perdagangan, pemasaran, penjualan, dan layanan. 

Manfaat SaaS dalam Bisnis

Sebagai inovasi yang telah dikembangkan secara bertahap, Software as a Service memiliki banyak kegunaan yang dapat membantu pengguna dalam memberikan benefit pada aktivitas bisnis, di antaranya adalah: 

1. Menciptakan Efektivitas Biaya Operasional

Dengan menggunakan Software as a Service, maka pengguna tidak perlu melakukan pembelian atau perawatan hardware dan middleware untuk penginstalasian sebuah perangkat lunak.

Selain itu, biaya perangkat lunak ini juga dinilai lebih murah dibanding dengan aplikasi tradisional yang harus diinstal dahulu sebelum digunakan.

Dengan fleksibilitas akses dan komunikasi yang diciptakan oleh SaaS, pengguna bisa melakukan validasi dalam melakukan transfer data sehingga dapat meminimalisir kesalahan.

2. Memudahkan Prediksi Rancangan Penggunaan Biaya Operasional

Sebagai tambahan, SaaS membuat pengguna tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan yang tak terprediksi untuk keperluan update atau kelola perangkat lunak dan perangkat keras.  

3. Menyediakan Update Berkala dengan Cepat

SaaS menyediakan update otomatis pada perangkat lunaknya secara berkala dan dalam waktu yang cepat terus memaksimalkan fitur dari kegunaanya.

Dengan ini, segala bug dan permasalahan akan cepat teratasi dan pengguna tidak perlu lagi lama menunggu pembaruan seperti perangkat lunak tradisional.

4. Penyesuaian Skalabilitas sesuai On-Demand

Fleksibilitas keterhubungan yang dimiliki oleh SaaS memungkinkanya untuk menampung banyak pertumbuhan data dan transaksi data yang terjadi didalamnya. Jadi, dengan kemampuan ini, Software as a Service dapat meminimalisir gangguan pada aktivitas data.

5. Pemantauan dan Analitik

Banyak layanan SaaS menyediakan alat pemantauan dan analitik yang membantu pengguna melacak penggunaan perangkat lunak, kinerja, dan metrik bisnis lainnya. Ini dapat membantu dalam mengambil keputusan berdasarkan data.

Kelebihan SaaS

Dalam kegunaanya, Software as a Service secara umum memiliki ragam kelebihan dibanding dengan perangkat lunak tradisional. Kelebihan SaaS adalah sebagai berikut:

1. Aksesibilitas

Dengan kemampuanya untuk dijalankan melalui internet browser, SaaS bisa dijalankan dan digunakan di manapun oleh sistem operasi dan hardware manapun. Tidak peduli apakah itu digunakan dengan sistem operasi Windows, Macintosh, Linux, atau bahkan iOs dan android, Software as a Service masih dapat diakses dan digunakan dengan baik.

Berbeda dengan aplikasi tradisional di mana pengguna harus memperhatikan spesifikasi ketentuan, dan tidak bisa digunakan disemua sistem operasi, perangkat lunak ini berbeda. Ini dapat digunakan di segala macam sistem operasi yang tersedia.

2. Jangkauan Pasar

Software as a Service seperti SalesForce, memungkinkan untuk melakukan supply pelayanan kepada mayoritas target pasar. Dengan SaaS, aplikasi seperti SalesForce dapat meluaskan dan mengembangkan pelayanan bisnis sekaligus produktivitas peluang usaha.

3. Memori dan Penyimpanan

Dengan menggunakan Software as a Service, segala data akan disimpan di Cloud. Jadi, data dapat ter-backup dan tersimpan secara otomatis tanpa adanya gangguan kerusakan pada perangkat keras memori penyimpanan seperti HDD, RAM, SSD, dll.

Meskipun terjadi kerusakan hardware yang digunakan, segala data dalam SaaS akan tetap dapat digunakan dan diakses dengan hanya menggunakan koneksi internet. 

4. Konektivitas dan Portabilitas Data

Dengan Software as a Service, pengguna dapat terhubung ke berbagai departemen dalam organisasi dan bisnis. Hal ini memudahkan pengguna untuk sharing, validating, and correcting sebuah data yang dikerjakan dalam sebuah organisasi ataupun bisnis sampai bahkan kelompok kecil.

Dengan SaaS, sebuah data dapat dikelola bersama dengan banyak orang dan bahkan lintas wilayah, waktu, serta ragam perangkat keras.  

Kelemahan SaaS

Tidak dapat dipungkiri segala dari kelebihan yang ada, Software as a Service juga memiliki beberapa kelemahan, di antaranya adalah:

1. Interoperabilitas dan Keamanan Data

Konektivitas dan portabilitas data yang disajikan oleh Software as a Service terkadang membuat data begitu rentan untuk diubah atau diinterupsi dengan mudah.

Oleh sebab itu, integrasi dengan aplikasi dan layanan yang ada dapat menjadi perhatian utama jika aplikasi SaaS tidak dirancang untuk mengikuti standar terbuka untuk integrasi. 

2. Minim Kustomisasi dan Limitasi Fitur

TIdak seperti aplikasi tradisional, terkadang fitur-fitur kustomisasi dalam Software as a Service terpaksa untuk dibatasi. Hal ini sebagai konsekuensi dari perannya yang dikembangkan melalui Cloud. Tidak semua fitur bisa diterapkan dan dipakai di SaaS. 

Cara Kerja SaaS

Perangkat Lunak sebagai Layanan adalah model pengiriman perangkat lunak di mana penyedia perangkat lunak menyediakan akses ke aplikasi melalui internet sebagai layanan berlangganan. Cara kerja umum dari model SaaS adalah sebagai berikut:

1. Pemilihan Layanan

Pengguna atau perusahaan memilih aplikasi atau layanan yang mereka inginkan dari penyedia SaaS. Ini bisa berupa perangkat lunak untuk manajemen proyek, CRM (Customer Relationship Management), manajemen sumber daya manusia, dan banyak lagi.

2. Pendaftaran

Setelah memilih layanan, pengguna mendaftar atau berlangganan layanan tersebut. Ini melibatkan pembayaran berlangganan berdasarkan model yang ditawarkan oleh penyedia (bulanan atau tahunan).

3. Akses Melalui Internet

Setelah mendaftar, pengguna dapat mengakses perangkat lunak atau aplikasi melalui browser web menggunakan koneksi internet. Jadi, pengguna tidak perlu mengunduh atau menginstal perangkat lunak di komputer lokal.

4. Tingkat Akses Pengguna

SaaS sering mendukung banyak tingkat akses pengguna, mulai dari pengguna biasa hingga administrator. Pengguna dapat memiliki hak akses yang berbeda-beda tergantung pada peran mereka dalam organisasi.

5. Pemrosesan di Pusat Data

Aplikasi atau layanan SaaS dijalankan di pusat data milik penyedia Perangkat lunak ini. Pusat data ini dilengkapi dengan infrastruktur, server, perangkat keras, dan perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi dengan baik.

6. Keamanan dan Privasi

Penyedia SaaS bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan privasi data pengguna. Mereka menerapkan tindakan keamanan seperti enkripsi data, akses berbasis peran, dan perlindungan terhadap ancaman siber.

7. Pemeliharaan dan Pembaruan

Penyedia SaaS bertanggung jawab atas pemeliharaan, pembaruan, dan perbaikan perangkat lunak. Pembaruan dan peningkatan fitur baru dapat diimplementasikan tanpa intervensi dari pengguna akhir.

8. Pemantauan dan Analitik

Penyedia SaaS sering menyediakan alat pemantauan dan analitik yang memungkinkan pengguna melacak penggunaan, kinerja, dan metrik bisnis lainnya. Ini dapat membantu pengambilan keputusan berdasarkan data.

9. Skalabilitas

Layanan SaaS dapat dengan mudah disesuaikan dengan jumlah pengguna yang berubah atau kebutuhan yang berkembang. Pengguna dapat menambah atau mengurangi langganan mereka sesuai dengan kebutuhan bisnis.

10. Akhir Langganan

Jika pengguna memutuskan untuk tidak melanjutkan langganan, mereka dapat mengakhiri layanan dengan mudah. Akses ke aplikasi akan dihentikan setelah periode langganan berakhir.

Contoh SaaS

Software as a Service yang populer dan sering kita gunakan adalah:

1. Google Workspace

Salah satu contoh SaaS adalah google workspace buatan Google yang memudahkan dalam melakukan aktivitas di perusahaan maupun menyimpan data sehai-hari.

Google Workspace menyediakan alat produktivitas kolaborasi yang memungkinkan pengguna untuk menyelesaikan segala pekerjaannya dalam satu tempat. Rangkaian aplikasi dari Google Workspace yang sering kita gunakan di antaranya adalah Google Docs, Google Slide, Google SpreadSheet, GOogle Meet, Google Drive, Google Calender, dll.

2. Dropbox

Dropbox adalah Software as a Service yang menyediakan layanan untuk menggunakan sistem penyimpanan berjaring. Dengan Dropbox para pengguna bisa membagikan dan menyimpan bersama data mereka dengan pengguna lain.

Hal ini juga didukung oleh kemampuan SaaS dalam Dropbox untuk melakukan sinkronisasi data, sehingga berkas dan data yang disimpan dapat diakses dan dibagikan bersama-sama.

3. Office 365

Office 365 adalah paket layanan yang diproduksi dan dikembangkan oleh Microsoft. Office 365 menyediakan koleksi layanan Microsoft Office berbasis online. SaaS ini diproduksi untuk memudahkan pengguna agar bisa melakukan kolaborasi kerja melalui daring seperti halnya Google Workspace.

4. Adobe Creative Suite

Adobe Creative Suite adalah kumpulan layanan dan produk dari Adobe berbasis online dan Software as a Service dari segala macam bidang kreatif, seperti desain grafis, video editing, sampai pengembangan web aplikasi.

Dengan koleksi SaaS dari Adobe ini, pengguna bisa melakukan proses kolaborasi dan brainstorming kreatif dengan pengguna lain secara daring dan bisa dilakukan dimana saja. 

5. Salesforce

Salesforce adalah Software as a Service yang menjual berbagai aplikasi pelengkap bisnis yang berfokus pada manajemen hubungan pelanggan, layanan pelanggan, otomatisasi pemasaran, dan pengembangan aplikasi bisnis.

Contoh Perangkat Lunak sebagai Layanan dalam Industri

1. ERP (Enterprise Resource Planning)

Dengan menggunakan SaaS ERP, pengguna dapat dengan mudah melakukan perencanaan sumber daya perusahaan di seluruh bidang akuntansi, analitik, konsolidasi, pengadaan, proyek, dan laporan. Xero, QuickBooks Online, dan FreshBooks adalah contoh dari bidang akuntansi. Sementara itu, Google Analytics dan Tableau adalah contoh dari bidang analitik.

2. HCM (Human Capital Management)

Dalam mengorganisir Human Resource, seorang pimpinan perusahaan dapat membuat keputusan atau solusi permasalah sumber daya manusia dengan lebih tepat dan cerdas.

Software as a Service dalam HCM mendorong keterlibatan produktivitas, dan nilai bisnis bagi organisasi dan orang-orang yang ada didalamnya. BambooHR dan Workday adalah contohnya.

3. SCM (Supply Chain Management & Manufacturing)

Supply Chain Management dapat mendorong inovasi dan mengubah rantai pasokan tradisional menjadi rantai nilai yang gesit dan terintegrasi. ShipStation dan SAP Ariba adalah contohnya.

4. CRM (Customer Relationship Management)

Aplikasi CRM SaaS membantu bisnis dalam mengelola interaksi dengan pelanggan, penjualan, dan layanan. Salesforce, HubSpot, dan Zoho CRM adalah contohnya.

Perbedaan SaaS dengan Cloud Lain

SaaS (Software as a Service) adalah salah satu model layanan di dalam komputasi awan (cloud computing), tetapi ada perbedaan antara SaaS dan model cloud lainnya, seperti IaaS (Infrastructure as a Service) dan PaaS (Platform as a Service).

Berikut adalah perbedaan utama antara Perangkat lunak dengan model cloud lain:

1. SaaS (Software as a Service)

• SaaS adalah model di mana perangkat lunak atau aplikasi disediakan sebagai layanan melalui internet kepada pengguna akhir.
• Pengguna mengakses aplikasi melalui browser web tanpa perlu menginstal perangkat lunak secara lokal.
• Penyedia SaaS bertanggung jawab atas pengelolaan, pemeliharaan, dan pembaruan perangkat lunak.
• Contoh: Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce.

2. IaaS (Infrastructure as a Service)

• IaaS adalah model di mana penyedia layanan menyediakan infrastruktur IT secara virtual, termasuk server, jaringan, dan penyimpanan.
• Pengguna memiliki kendali lebih besar atas konfigurasi dan pengelolaan lingkungan mereka, termasuk sistem operasi dan perangkat lunak aplikasi.
• Cocok untuk organisasi yang ingin mengelola dan mengonfigurasi lingkungan mereka sendiri.
• Contoh: Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud Platform.

3. PaaS (Platform as a Service)

• PaaS adalah model di mana penyedia layanan menyediakan platform dan lingkungan untuk mengembangkan, menguji, dan mendeploy aplikasi.
• Pengguna dapat fokus pada pengembangan aplikasi tanpa perlu mengelola infrastruktur yang mendasarinya.
• PaaS cocok untuk pengembang yang ingin membangun dan menerapkan aplikasi dengan cepat.
• Contoh: Heroku, Google App Engine, Microsoft Azure App Service.

Kesimpulan

Software as a Service sebagai aplikasi berbasis Cloud dapat ditarik kesimpulan bahwa macam aplikasi ini dikelola oleh satu pusat central provider.

Selain itu, segala data di SaaS akan disimpan pada server utama pusat central. Dengan menggunakan SaaS pengguna tidak perlu lagi memerlukan perangkat keras spesifik atau tanggung jawab melakukan instalasi atau pembaruan pada aplikasi yang digunakan.

Sekawan Studio menyediakan berbagai layanan one-stop-solution untuk mengembangkan website secara profesional. Cek layanan detail kami untuk mendapatkan informasi terkait harga dan fitur lengkapnya!