Press Release: Teknik Penting Publikasi Informasi Resmi Perusahaan

Tahukah anda apa itu Press Release? Pernahkah anda membaca atau menjumpai Press Release suatu Perusahaan? Dalam dunia bisnis, press release sering digunakan untuk mempublikasikan berbagai informasi terbaru dari perusahaan. Perbedaanya adalah Press Release dibuat oleh perusahaan tersebut secara mandiri, bukan oleh wartawan ataupun koran media massa. 

Pembahasan lebih lanjut mengenai apa itu press release? Siapa yang bertanggung jawab atas pembuatan press release? Apa saja macam press release? Bagaimana penulisan press release yang efektif? Semua pertanyaan di atas akan dijawab melalui artikel di bawah ini. Mari baca dengan seksama

Apa itu Press Release?

Press Release dalam bahasa Indonesia disebut juga sebagai Siaran Pers. Press Release adalah keterangan tertulis atau terekam resmi dari sebuah perusahaan terkait aktivitas, prestasi, pembaruan, ataupun informasi untuk kemudian disebarkan oleh media pemberitaan atau media massa. Dalam sebutan lain, press release disebut juga sebagai press announcement atau news release.

Ciri penting dari siaran pers adalah resmi dibuat, ditulis, atau direkam oleh perusahaan itu sendiri. Jikalau sebuah informasi pemberitaan dikatakan sebagai siaran pers tidak dibuat oleh perusahaan yang terkait, maka hal itu tidak dapat dikategorikan sebagai siaran pers. Hal semacam ini dapat dianggap sebagai pemberitaan umum saja bukan termasuk siaran pers.

Dalam penerapannya, siaran pers bisa digunakan sebagai alat marketing untuk meningkatkan kredibilitas dan transparansi sebuah perusahaan. Karakteristik wajib dari press release adalah menyajikan konten newsworthy. Artinya, siaran pers harus mencakup informasi penting dan terbaru sebuah perusahaan. Sehingga, dari hal ini diharapkan siaran pers dapat menarik perhatian para jurnalis dan target audiens. 

Public Relation sebagai Penanggung Jawab Press Release

Public Relation dalam bahasa Indonesia biasa dikenal sebagai Humas (Hubungan Masyarakat). Dalam sebuah perusahaan,public relation atau yang disingkat dengan PR merupakan sebuah posisi yang bertanggung jawab atas pembuatan siaran pers.  Tidak hanya itu, pada dasarnya PR adalah figur lini depan perusahaan.

Public Relation bertanggung jawab atas bagaimana membentuk image pelayanan perusahaan kepada khalayak luas, entah itu terhadap konsumen ataupun rekan bisnis perusahaan. Tugas utama dari PR diantaranya adalah membuat dan mengirimkan siaran pers, menjalin relasi dengan wartawan, dan melakukan penelitian terkait dengan opini publik.

Kenapa Press Release Penting?

1. Menciptakan Atensi dan Perhatian Target Pasar

Fungsi utama dari press release adalah bagaimana ia dapat berperan dalam membantu menyebarkan informasi aktivitas perusahaan secara langsung kepada khalayak umum. siaran pers ditulis dengan straight forward dan umumnya cenderung informal.

Hal ini dimaksudkan untuk membuat para target audiens penasaran akan pemberitaan yang dibuat oleh perusahaan. Sehingga hasil akhirnya dapat meningkatkan brand awareness perusahaan tersebut.

2. Membantu Bangun Relasi dan Konektivitas

Selain penting dalam menarik atensi khalayak umum, press release juga sangat penting dalam menjalin relasi baik dengan rekan bisnis ataupun stakeholder terkait yang bekerja sama dengan perusahaan. Dengan adanya siaran pers, rekan bisnis perusahaan dapat mengetahui dan memahami apa yang sedang terjadi pada sebuah perusahaan.

Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan rekan bisnis akan transparansi perusahaan. Selain itu, siaran pers juga penting dalam peranya sebagai media klarifikasi jikalau terdapat komplain massalm atau kecelakaan/kesalahan kinerja yang dilakukan oleh perusahaan. Dengan siaran pers, klarifikasi resmi perusahaan akan tersampaikan secara langsung dan menghindarkan perusahaan dari isu-isu miring misleading yang dapat mempengaruhi kredibilitas perusahaan. 

3. Meningkatkan Kualitas SEO

Ketika press release dipublikasi dalam situs online, dapat membantu meningkatkan optimasi mesin pencarian atau yang dikenal sebagai SEO. Dalam SEO, siaran pers merupakan salah satu strategi SEO off-page.

Sebuah siaran pers juga harus menerapkan optimasi kata kunci/keyword, dibuat dengan faktual, dan informatif agar dapat dipercaya oleh Google. Dalam siaran pers, para developer dapat mencantumkan banyak backlink sehingga dapat mengoptimalkan SEO website. 

4. Membangun Image Perusahaan

Lebih lanjut, sebuah press release juga dapat membantu image perusahaan. Dengan siaran pers, perusahaan memiliki kebebasan untuk membentuk persepsi publik melalui informasi fakta resmi yang dipublikasikan. Hal ini juga termasuk dalam bagaimana perusahaan menyikapi hal-hal negatif yang ditujukan pada perusahaan. 

Macam-macam Press Release

Spesifik penggunaan siaran pers dapat ditulis dalam berbagai tujuan dan ragam informasi, berikut macam-macam press release:

1. Peluncuran / Pengenalan Produk Baru

Dalam press release peluncuran produk baru, maka fokus utamanya adalah bagaimana siaran pers dapat memberikan nilai terhadap produk baru tersebut. Sebuah siaran pers harus menjabarkan bagaimana produk baru dapat memberikan solusi baru dalam memecahkan permasalahan konsumen ataupun memuaskan keinginan konsumen.

Dalam siaran pers peluncuran produk, maka konten dapat difokuskan pada poin spesifikasi produk, harga produk, ketersediaan produk, dan detail lain yang bernilai bagi target konsumen. 

2. Pengumuman Merger / Akuisisi Perusahaan

Perubahan struktural organisasi dalam sebuah perusahaan adalah sesuatu yang newsworthy dan penting untuk diinformasikan kepada khalayak luas. Hal ini berpengaruh kepada usaha yang dilakukan perusahaan dalam menjalin kerjasama berkelanjutan dengan rekan bisnis.

Sebuah press release tentang merger atau akuisisi mencakup informasi tentang siapa pemangku jabatan terkini serta bagaimana masa depan pertumbuhan dan relasi perusahaan atas perubahan struktur organisasi yang ada.

Sebagai tambahan, Untuk mengumumkan akuisisi atau merger, sertakan detail tentang semua organisasi yang terlibat, informasi tentang merger atau akuisisi, dan kutipan dari tim kepemimpinan.

3. Pembaruan Produk

Sama halnya dengan press release peluncuran produk baru, siaran pers tentang pembaruan produk juga penting untuk dipublikasikan. Isi siaran pers tersebut bisa mencakup apa saja perubahan terbaru, mengapa produk tersebut dibuat, dan benefit apa saja yang bisa didapatkan oleh pengguna ketika menggunakan produk pembaruan tersebut. Siaran pers produk juga berperan besar dalam memperluas promosi dan jangkauan pasar.

4. Event Perusahaan

Ketika perusahaan mengadakan event, maka press release dapat berperan dalam mempromosikan event tersebut. Dengan siaran pers, diharapkan dapat menarik perhatian para wartawan media massa untuk meliput kegiatan yang dilaksanakan. Terkait kebutuhan konsumen, siaran pers event mencakup beberapa informasi mencakup waktu acara, lokasi acara, harga tiket, bintang tamu, rangkaian kegiatan, dan berbagai detail lainya. 

5. Grand Opening

Perusahaan baru, relokasi kantor, sampai pembukaan cabang merupakan aktivitas newsworthy untuk diinformasikan dengan press release. Dengan siaran pers grand opening, maka informasi akan cepat sampai kepada masyarakat terutama para konsumen.

Begitu juga dengan pembukaan perusahaan baru, siaran pers grand opening juga dapat memberitahukan posisi perusahaan dalam pasar usaha sehingga segera dapat menyaring kompetisi, menentukan target pasar, menjalin relasi dengan calon rekan bisnis.

Informasi umum yang disertakan dalam siaran pers dapat mencakup waktu, lokasi, siapa saja yang terlibat dan yang akan menghadiri grand opening, alasan pemindahan kantor, dll.

6. Informasi Partnership

Hampi sama dengan press release merger dan akuisisi, sebuah siaran pers partnership berperan dalam menyampaikan kegiatan mutual beneficial apa saja yang didapatkan dalam partnership tersebut.

Untuk menciptakan siaran pers yang tepat dan efektif, pastikan untuk mencantumkan ringkasan profile introduction dari dua perusahaan, alasan dilakukannya partnership, dan juga informasi penting terkait struktur tanggung jawab organisasi yang berjalan dalam partnership tersebut.

7. Rebranding

Rebranding seringkali dapat membingungkan hubungan konsumen dengan perusahaan. Oleh sebab itu, untuk menciptakan kejelasan dan kepastian akan rebranding, perusahaan dianjurkan untuk membuat press release. Siaran pers tentang rebranding perlu mencakup informasi terkait alasan rebranding, pengenalan identitas baru, dan detail perubahan apa saja yang ada akibat rebranding tersebut. 

8. Perekrutan / Promosi Eksekutif

Eksekutif merupakan ujung tombak dari sebuah perusahaan. Posisinya sangat penting dalam menjalankan dan mempertahankan kinerja perusahaan serta hubungan perusahaan dengan rekan bisnis. Oleh sebab itu, perubahan struktur eksekutif yang disebabkan oleh perekrutan, pemecatan, promosi jabatan haruslah diinformasikan melalui siaran pers.

Bahkan dalam beberapa kasus, sebuah press release tentang eksekutif dapat menaikkan dan menurunkan tingkat kepercayaan konsumen sampai bahkan nilai saham perusahaan. Siaran pers tentang perubahan eksekutif perlu mencakup berbagai informasi penting terkait biografi, kredibilitas, disertai juga dengan foto, dan detail lainya tentang personal eksekutif tersebut. 

9. Penghargaan

Press release tentang pengumuman penghargaan atau keberhasilan yang didapat oleh perusahaan berperan dalam meningkatkan kredibilitas perusahaan dan kepercayaan konsumen. Informasi yang perlu disampaikan dalam siaran pers penghargaan mencakup nama jenis penghargaan, siapa pemberi penghargaan, alasan pemberian penghargaan, sampai pada pengumuman terkait informasi ceremonial (jika ada).

Format Struktur Penulisan Press Release

1. Judul & Sub Judul

Bagian paling atas dari sebuah press release adalah judul. Dalam menentukan judul gunakan pilihan kata yang menarik dan eye-catching sehingga dapat menarik perhatian pembaca.

2. Intro Lead

Pada bagian ini berikan overview isi siaran pers. Buat seolah pembaca perlu mengetahui jawaban-jawaban tentang 5W + 1H

3. Source

Dalam menulis press release, sertakan juga waktu dan lokasi dimana siaran pers tersebut dibuat. Selain itu, source juga merujuk pada berbagai referensi data, faktual informasi, atau bahkan teori yang digunakan dalam memberikan dukungan opini perusahaan dalam sebuah siaran pers.

4. Body / Essentials

Dalam format body, sebuah press release harus dibuat dengan detail informasi yang cukup. Gunakan kata-kata sederhana dan tidak bertele-tele. Selain itu, buatlah pembaca seolah mereka membaca sesuai yang penting. 

5. Boilerplate / Quotation

Menuju akhir press release, untuk memperkuat kredibilitas perusahaan dalam membuat siaran pers, sertakan juga kutipan kata-kata dari eksekutif atau dari orang-orang berpengaruh dalam bisnis.

Seperti contohnya, ketika sebuah perusahaan membuat siaran pers grand openings maka ia bisa menggunakan kutipan langsung dari kata-kata CEO perusahaan tersebut untuk menunjukkan kredibilitas dari siaran pers tersebut. Begitu juga dengan siaran pers partnership, dsb. 

Dalam menutup siaran pers, sertakan juga boilerplate. Boilerplate adalah rangkuman singkat tentang informasi tambahan tentang pengenalan identitas perusahaan. 

6. Press Contact / Additional Information

Selanjutnya adalah selalu akhiri press release dengan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh pembaca. Pastikan kontak yang diberikan adalah kontak yang akitf. 

Tips Penulisan Press Release Efektif

1. Tentukan Target Audiens

Sebelum menulis konten, sama seperti pada pembuatan konten pada umumnya, tentukan terlebih dahulu target audiens dari press release yang akan dibuat. Dalam menentukan target audiens, tujuan dari harapan hasil akhir dari siaran pers juga perlu didefinisikan. Dengan begitu proses penulisan selanjutnya akan cenderung lebih tepat sasaran. 

2. Pahami Struktur Penulisan Press Release

Setelah menentukan target audiens dan tujuan press release, maka selanjutnya adalah memahami struktur penulisan siaran pers. Tulislah siaran pers sesuai dengan format yang berlaku.

3. Buat Judul Menarik

Hal yang tidak kalah penting yakni judul. Sebuah judul haruslah dapat merangkum seluruh isi dari press release sekaligus dapat menarik perhatian target pembaca.

4. Optimasi Isi Tiap Struktur

a. Pembukaan

Dalam membuka press release cobalah untuk menjawab pertanyaan 5W + 1H dengan singkat. Buat seolah pembaca ingin mengerti apa permasalahan yang terjadi dan bagaimana sikap perusahaan menyikapi permasalahan tersebut. Berfokus pada topik tertentu adalah penting. Baik untuk mesin pencari berita maupun pembaca, mengandalkan terlalu banyak kata kunci dan detail hanya akan melemahkan pesan.

b. Body

Berikan pembaca Anda detail penting. Dan secara rinci, yang kami maksud adalah informasi dasar yang diperlukan untuk mengetahui mengapa siaran pers ini layak diberitakan. Anda tidak ingin menulis novel, cukup berikan penjelasan singkat dan buat pembaca sekaligus jurnalis bersemangat tentang sesuatu yang akan mereka tulis dan pahami. 

5. Gunakan Infografis atau Konten Visual

Cara paling efektif dalam merepresentasikan segala informasi dan pernyataan perusahaan dalam press release adalah dengan menggunakan infografis. Infografis dalam hal ini merujuk pada statistik, gambar produk/subjek, atau bahkan sampai demo video.

Ganti angka-angka kering dengan peta hidup yang menggarisbawahi titik secara visual. Ini menambah nilai pada siaran pers anda dan dapat membuat perbedaan dalam meyakinkan seorang jurnalis untuk meliput cerita anda di atas yang lain.

6. Sertakan Call-to-Action (CTA)

Jangan biarkan press release ditutup dan dibiarkan begitu saja. Tutup siaran pers dengan Call-to-Action yang jelas dalam memandu jurnalis, blogger, dan pembaca untuk mengambil langkah selanjutnya. Tapi jangan berlebihan juga. Gunakan hanya satu CTA per siaran pers. Sebagai contohnya, jika siaran pers Anda berkaitan dengan peluncuran produk, Anda dapat menggunakan kata-kata CTA seperti:

“Mari kunjungi laman produk kami untuk mengetahui informasi lebih detail dan lakukan pemesanan!”

Contoh Press Release

Berikut contoh siaran pers yang dipublikasikan melalui website perusahaan:

Macam Publikasi Press Release

Dalam melakukan publikasi press release, format publikasi yang dipilih haruslah sesuai dengann kebutuhan dan tujuan yang ingin dicapai. Ada banyak sekali berbagai pilihan publikasi yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan. Berikut tiga macam siaran pers yang umum digunakan:

1. PDF

Mengirim siaran pers dalam file PDF sangat populer beberapa tahun saat ini. Meskipun terlihat sama di setiap perangkat, file PDF memunculkan banyak permasalahan. Diantaranya seperti, ukuran size yang terlalu besar. Selain itu, format PDF terkadang menyulitkan para jurnalis untuk menyalin informasi yang tertera. Karena banyak perusahaan masih mengeluarkan siaran pers dalam format ini, saat ini PDF adalah format standar dalam melakukan publikasi siaran pers. Berikut kelebihan dan kekurangan format PDF bagi press release.

a. Kelebihan Format PDF bagi Press Release

• Kompatibel dengan hampir semua perangkat.

b. Kekurangan Format PDF bagi Press Release

• Ukuran file besar,
• Sulit untuk menyalin. Bahkan jika seorang jurnalis tidak ingin mengeditnya terlalu banyak, mereka masih harus melalui semua kerumitan menyalin atau menulis ulang,
• Sulit untuk diukur atau dipantau aktivitas penggunanya. File PDF tidak menyediakan tools untuk mengetahui Anda berapa banyak orang yang benar-benar telah membacanya.

2. Plain Text

Format siaran pers berikutnya yang perlu diperhatikan adalah teks/email biasa. Ide keseluruhan dari siaran pers yang baik adalah bahwa itu akan sangat menarik/inovatif/berharga untuk dibagikan sehingga wartawan ingin menulis tentangnya dan pembaca umum tertarik untuk membacanya.

Jika siaran pers tersebut terlihat seperti semua email lain yang mereka baca hari itu, kemungkinan besar email tersebut tidak akan diingat. Selain itu, hal ini juga dapat mengurangi nilai kredibilitas perusahaan. 

a. Kelebihan Format Plain Text bagi Press Release

• Mudah disalin dan diedit,
• Memiliki ukuran file yang ringan/kecil.

b. Kekurangan Format Plain Text bagi Press Release

• Terlihat membosankan dan tidak menarik untuk dibaca,
• Ada kemungkinan itu akan terlihat buruk di beberapa perangkat,
• Sama halnya dengan PDF, sulit untuk mengetahui siapa yang benar-benar melihat siaran pers.

3. Press Release Interactive

Format Ini kemungkinan besar format siaran pers terbaru di pasar bisnis. Meskipun jurnalis mungkin sedikit ragu pada awalnya, mereka pasti akan mengingatnya. Ini juga merupakan formulir yang paling ramah pengguna. Siaran pers dengan format ini akan mudah disalin, mudah diunduh, dan menarik untuk dibaca. Siaran pers Interactive untuk saat ini sering dipublikasikan dengan menggunakan situs online.

a. Kelebihan Press Release Interactive

• Mudah disalin dan diedit,
• Terlihat bagus di setiap perangkat,
• Interaktif, anda dapat menambahkan tombol berbagi media sosial dan menyediakan pelayanan komunikasi interaktif,
• Dimungkinkan untuk mengontrol setiap siaran pers dan melihat dengan tepat siapa yang melihatnya berkat panel analitis
• Unduh semua lampiran, mudah dengan satu klik

b. Kekurangan Press Release Interactive

• Beberapa jurnalis mungkin belum terbiasa, yang bisa menjadi keuntungan dan kerugian (mereka mungkin bingung ketika pertama kali melihatnya, tetapi mereka mungkin juga menyukainya pada saat yang sama).

Kesimpulan

Press Release mempunyai banyak manfaat bagi pelaku bisnis. Tidak hanya bisnis digital, namun juga bisnis tradisional pada umumnya. Siaran pers dibutuhkan oleh bisnis apapun untuk menyebarkan informasi resmi kepada jurnalis sehingga nantinya dapat dibaca kepada khalayak yang lebih luas. Oleh sebab itu, penulisan siaran pers perlu diperhatikan.  

Sekawan Studio membuka jasa desain website, jasa pembuatan website, dan jasa maintenance website untuk membantu proses optimasi kecepatan situs anda di search engine Google.