Flowchart yang dibuat dengan baik dapat digunakan untuk memecah ide-ide besar menjadi potongan-potongan kecil berukuran kecil yang diekspresikan secara visual, jadi mengetahui cara membuatnya seperti memiliki bahasa universal. Mampu membuat diagram alur memungkinkan untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan atau audiens mana pun, karena visual biasanya lebih mudah dipahami daripada kata-kata. Untuk alasan ini, Flowchart adalah jenis diagram bisnis yang berharga tetapi juga dapat digunakan untuk bidang yang lebih teknis seperti manufaktur atau rekayasa perangkat lunak .
Apa Itu Flowchart?
Flowchart adalah representasi visual dari suatu proses yang memudahkan untuk memahami proses secara sekilas. Bagan alir menggambarkan sifat dan alur langkah-langkah dalam suatu proses. Langkah-langkah dan titik keputusan dari suatu proses dihubungkan dengan menghubungkan garis dan panah arah yang menunjukkan arah aliran proses. Ini memudahkan siapa saja untuk mengikuti proses secara rasional dari awal hingga akhir. Penting untuk dicatat bahwa setiap langkah proses diwakili oleh simbol berbeda yang menunjukkan berbagai jenis tindakan dalam suatu proses.
Bagan alur adalah alat bisnis yang kuat. Dengan desain dan konstruksi yang tepat, ini mengomunikasikan langkah-langkah dalam suatu proses dengan sangat efektif dan efisien.
Sejarah Singkat Flowchart
Sebuah presentasi pada tahun 1921 oleh Frank dan Lillian Gilbreth kepada anggota American Society of Mechanical Engineers (ASME) melihat pengenalan diagram diagram alur proses pertama. Presentasinya adalah tentang “Bagan Proses: Langkah Pertama dalam Menemukan Satu Cara Terbaik untuk Melakukan Pekerjaan.” Setelah itu, alat ini dengan cepat diadopsi ke dalam kurikulum teknik industri, dengan Allan H. Mogensen menjadi orang pertama yang melatih para pebisnis tentang bagaimana alat Gilbreth dapat menyederhanakan proses industri dan ini terjadi pada awal tahun 1930-an.
Pada tahun 1944, Art Spinanger dan Ben S. Graham, lulusan kelas Mogensen, mempengaruhi perkembangan alat ini lebih lanjut. Spinanger menetapkan metode yang bijaksana untuk memodifikasi program dengan membawanya kembali ke Procter and Gamble. Graham merencanakan penerapan Flowchart proses untuk pemrosesan informasi. Pada tahun 1947 ASME akhirnya memilih untuk mengadopsi alat Gilbreth sebagai “alat Standar ASME” sehingga memulai pertumbuhan yang luas dalam popularitasnya.
Namun, pertumbuhan popularitasnya mulai menurun pada 1970-an karena munculnya alat pemrograman komputer, seperti terminal komputer interaktif dan bahasa pemrograman generasi ketiga. Bagan alur, sejak saat itu, ditingkatkan dan diperluas, dengan bagan seperti diagram aktivitas UML dan bagan Drakon dianggap sebagai perluasan bagan alur. Meskipun munculnya algoritma komputer, Flowchart masih digunakan untuk menggambarkannya.
Fungsi Flowchart
1. Menentukan Proses Kerja
Misalnya, jika Anda tidak yakin apakah proses tertentu sepadan dengan waktu dan usaha, Flowchart proses dapat mengungkapkan kemacetan atau duplikasi tugas. Anda dapat menambahkan simbol ke Flowchart proses Anda di mana setiap simbol mewakili orang atau kelompok yang bertanggung jawab atas tugas, keputusan, atau keluaran. Tim manajemen Anda kemudian dapat menentukan apakah ada tim yang kewalahan atau jika beberapa tim tidak diperlukan untuk proses tersebut.
2. Mengevaluasi Waktu Tugas
Tujuan penting lain dari Flowchart adalah untuk mengidentifikasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proses tertentu. Biasanya, grafik ini linier dan dibaca dari kiri ke kanan. Anda dapat menambahkan kolom ke bagan waktu untuk menunjukkan bagaimana Anda mengatur waktu setiap tugas sehingga Anda dapat mengevaluasi tugas dalam proses yang berkaitan dengan waktu.
Ini sangat berguna saat Anda menganalisis tugas dan proses berorientasi tenggat waktu karena bagan menunjukkan area di mana tugas memerlukan efisiensi lebih dan area di mana penyelesaian satu tugas bergantung pada penyelesaian tugas lain. Bagan alur yang menganalisis waktu sangat berguna ketika beberapa tim diperlukan dalam suatu proyek, dan komunikasi sangat penting untuk penyelesaian proyek itu.
3. Memecahkan Masalah dan Memperbaiki Masalah
Sulit untuk memperbaiki bug dan masalah dalam alur kerja, jika Anda tidak tahu apa yang salah dan pada tahap proses mana yang salah. Itu sebabnya pemecahan masalah adalah tujuan penting dari Flowchart. Untuk merancang Flowchart pemecahan masalah, Anda biasanya mulai dengan mengidentifikasi masalah dan menulis masalah itu dalam kotak di bagian atas Flowchart. Anda kemudian akan menggambar panah ke kotak yang memiliki kemungkinan alasan berbeda untuk masalah itu, dan kemudian kotak untuk solusi yang mungkin, berdasarkan masalah yang Anda identifikasi.
Misalnya, jika Anda telah mengidentifikasi masalah sebagai ketidakpuasan dengan proses layanan pelanggan Anda, Anda kemudian akan menemukan alasan yang berbeda untuk ketidakpuasan itu, yang dapat mencakup waktu tunggu panggilan telepon yang lama, ketidakpuasan dengan waktu pengiriman, ketidakpuasan dengan pengetahuan perwakilan layanan pelanggan Anda atau persepsi bahwa perwakilan Anda kasar dan tidak membantu.
Anda akan mengembangkan solusi yang memungkinkan yang secara khusus membahas alasan pelanggan Anda tidak senang. Ini hanyalah salah satu contoh cara membuat Flowchart pemecahan masalah. Beberapa pemilik bisnis suka menggunakan model benar atau salah di mana masalah ditangani berdasarkan pernyataan benar atau salah sederhana yang ditulis dalam kotak di bagan.
4 Jenis Flowchart
Walaupun variasi dan versi Flowchart tidak terbatas, ada empat jenis Flowchart yang sangat populer dan sangat serbaguna. Empat diagram umum ini sangat bagus untuk menggambarkan proses bisnis, manufaktur, atau administrasi, melihat bagaimana sebuah organisasi berfungsi, atau bagaimana departemen yang berbeda bekerja sama.
1. Diagram Alir Proses
Diagram alir proses atau diagram alir proses mungkin yang paling serbaguna dari empat jenis diagram alir yang umum digunakan karena dapat diterapkan pada hampir semua hal. Diagram alur proses atau pemetaan proses dapat membantu menjelaskan dengan cepat bagaimana sesuatu diselesaikan di organisasi Anda. Terkadang, jenis diagram alur ini menggunakan bahasa atau notasi standar, seperti Pemodelan Proses Bisnis dan Notasi . Gunakan diagram alir proses untuk:
- Memetakan peran dan tanggung jawab dalam suatu organisasi untuk mendapatkan kejelasan.
- Jelaskan proses manufaktur atau input yang digunakan untuk membuat produk jadi.
- Buat proposal untuk proses atau proyek baru untuk memahami ruang lingkup dan langkah-langkahnya.
- Tunjukkan cara Anda bangun di pagi hari
2. Bagan Alur Kerja atau Diagram Alur Kerja
Bagan alur kerja menunjukkan cara bisnis atau proses berfungsi. Contoh di bawah ini mengilustrasikan langkah-langkah yang diperlukan calon pelanggan untuk memperbarui polis melalui situs web perusahaan. Jenis diagram alur kerja ini dapat digunakan untuk:
- melatih karyawan baru
- temukan area masalah potensial
- buat atau atur tim Anda di sekitar prosedur operasi standar baru
- memperjelas operasi bisnis dengan menunjukkan gambaran umum tingkat tinggi
3. Diagram Alir Swimlane
Bagan alur swimlane berguna saat Anda perlu menunjukkan beberapa arus informasi secara berdampingan. Diagram Swimlane mungkin terdengar sangat mirip dengan diagram alur kerja, tetapi kuncinya di sini adalah memungkinkan Anda untuk membuat kategori yang berbeda di mana aktivitas berlangsung.
Bagan alur atau diagram swimlane sangat bagus untuk mendokumentasikan keseluruhan proses yang berinteraksi dengan berbagai segmen organisasi atau memerlukan kolaborasi di antara tim yang berbeda. Contoh di bawah ini mengilustrasikan cara departemen yang menghadap ke internal berjalan paralel dengan departemen yang menghadap ke luar dan pada jam berapa dalam prosesnya mereka berinteraksi satu sama lain.
Diagram yang lebih rumit dapat mencakup lima, enam, atau bahkan lebih swimlanes, seperti untuk setiap departemen dalam suatu organisasi atau setiap peran dalam tim lintas fungsi. Namun, tujuan swimlanes adalah untuk memperjelas dan menyederhanakan diagram alur, jadi hindari menambahkan terlalu banyak jalur dan buat semuanya tetap sederhana!
4. Diagram Alir Data
Diagram alir data atau data flow diagram menunjukkan cara data diproses. Ini sangat berguna ketika Anda ingin merancang atau menganalisis suatu sistem. Meskipun paling sering digunakan untuk pengembangan dan desain perangkat lunak, ini dapat digunakan untuk menganalisis semua jenis aliran informasi, seperti bagaimana informasi bergerak melalui bisnis.
Tips Membuat Flowchart
Bahkan sebelum Anda merancang flowchart, ada beberapa hal penting yang harus Anda pertimbangkan, seperti:
1. Fokus Pada Audiens Anda
Jika bagan yang Anda rencanakan berukuran besar dan mungkin membutuhkan dua halaman atau lebih, Anda harus membuatnya mengalir secara logis. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan konektor di luar halaman atau di halaman untuk mengedit Flowchart Anda. Dengan ini, Anda dapat memecah diagram Anda menjadi halaman terpisah tetapi tetap memiliki alur yang bagus.
2. Pilih Diagram yang Paling Sesuai
Selalu pilih jenis bagan yang ideal untuk digunakan tergantung pada jenis proses dan sistem yang Anda rencanakan untuk diilustrasikan secara visual. Misalnya, Anda dapat menggunakan diagram Swimlane jika proses yang Anda gambarkan mencakup grup, departemen, atau tim yang berbeda.
3. Bukan “Jalan yang Benar” tetapi “Jalan yang Dapat Dimengerti”.
Kebanyakan orang cenderung khawatir tentang menyempurnakan diagram mereka dalam apa yang mereka anggap “cara yang benar atau format yang benar.” Berhati-hatilah karena kesempurnaan terkadang bisa menjadi jebakan; apa yang harus Anda fokuskan saat mendesain adalah “komprehensibilitas” bagan. Pastikan lebih mudah bagi pembaca Anda untuk memahami tanpa atau sedikit usaha.
Faktor kunci lainnya termasuk: Mendefinisikan proses untuk diagram dan brainstorming kegiatan yang terlibat di dalamnya. Anda dapat menggunakan catatan tempel untuk ini.
Kesimpulan
Flowchart atau diagram alir proses (PFD) adalah representasi grafis dari suatu proses, algoritma, atau struktur. Misalnya, urutan logika, bagan organisasi, proses manufaktur atau struktur formal lainnya.
Flowchart digunakan untuk membuat hal-hal yang kompleks terlihat lebih sederhana, serta menunjukkan kepada pembaca titik referensi ketika bekerja dengan suatu proses atau proyek yang dapat digambarkan dalam Flowchart. Umumnya, Flowchartdibuat dari bentuk geometris dan panah. Orang sering menyebut skema ini peta proses, bagan proses, model proses bisnis, diagram alir fungsional.
Sekawan Studio menyediakan paket jasa pembuatan website profesional dan UMKM untuk membantu meningkatkan visibilitas situs di Google
