Berbicara soal software atau perangkat lunak, telah banyak dikembangkan ragam software yang mampu mendukung dan membantu pekerjaan sebuah perusahaan, mulai dari software berbasis kebutuhan Customer Relationship Management (CRM) hinga Supply Chain Management (SCM).
Tentunya setiap software/perangkat lunak/aplikasi mempunyai fitur-fitur dan kemampuan pendukungnya sendiri-sendiri.
Namun, tujuan utama dari pengembangan aplikasi tersebut adalah untuk membantu kegiatan bisnis suatu perusahaan.
Sebagai usaha membantu mengelola dunia bisnis dalam mengelola sumber dayanya, dunia teknologi mengembangkan sebuah aplikasi yang disebut dengan Enterprise Resource Planning atau yang disingkat dengan ERP.
Lantas apa itu ERP, manfaat, serta penerapannya? Pertanyaan tersebut akan kami coba jawab dalam artikel dibawah ini. Simak selengkapnya!
Apa Itu ERP?
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning. Dalam bahasa Indonesia, Enterprise Resource Planning dikenal juga sebagai aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan.
Enterprise Resource Planning mengacu pada jenis perangkat lunak yang digunakan bisnis perusahaan untuk mengelola aktivitas bisnis sehari-hari mereka yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya seperti akuntansi, pengadaan, manajemen proyek, manajemen risiko, sampai operasional rantai pasokan.
ERP adalah aplikasi yang mengotomatiskan proses bisnis, memberikan wawasan dan kontrol internal. Aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan dapat menggambar pada database pusat yang mengumpulkan segala masukan (input) data dari departemen bisnis dalam perusahaan.
Setelah informasi dikompilasi dalam database pusat itu, para pemimpin mendapatkan visibilitas lintas departemen yang memberdayakan mereka untuk menganalisis berbagai skenario, menemukan peningkatan proses, dan menghasilkan peningkatan efisiensi yang besar.
Itu berarti penghematan biaya dan produktivitas yang lebih baik karena orang-orang menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menggali data yang dibutuhkan.
Secara sudut pandang kegunaanya dalam individu, Enterprise Resource Planning dapat menawarkan fiturnya sebagai Software as a Service (SaaS).
Sementara, dalam sudut pandang kegunaanya sebagai rangkaian lengkap, aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan dapat membentuk sebuah sistem ERP yang dapat digunakan untuk berkomunikasi secara efektif dan menyatukan proses bisnis untuk memungkinkan aliran data antar aplikasi, biasanya melalui database umum baik di tempat/server atau di cloud.
Cara Kerja ERP
Sistem Enterprise Resource Planning bekerja dengan menggunakan struktur data standar yang ditentukan.
Informasi yang dimasukkan oleh satu departemen segera tersedia untuk pengguna yang berwenang di seluruh bisnis. Struktur seragam ini membantu menjaga semua orang pada halaman yang sama.
Misalnya, katakanlah rantai distribusi makanan lokal memiliki banyak lokasi yang sering berbagi stok dan personel.
Karena kualitas, penjualan, dan data karyawan dari situs-situs ini dimasukkan ke dalam sistem aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan, itu diformat untuk menunjukkan dari mana asalnya.
Data real-time kemudian dijalin ke dalam proses bisnis dan alur kerja di seluruh departemen. Para pemimpin dapat melihat apakah satu lokasi secara signifikan lebih baik dalam menghindari pembusukan daripada situs saudara di beberapa kota dan bekerja untuk mencari tahu mengapa, sementara operasi dapat memastikan tingkat staf selaras dengan pola lalu lintas.
Keuangan dapat membandingkan penjualan dengan sewa untuk membantu eksekutif memutuskan apakah akan melakukan konsolidasi.
Sistem Enterprise Resource Planning memberikan nilai tertinggi ketika sebuah perusahaan memiliki modul untuk setiap fungsi bisnis utama dalam memastikan entri data yang akurat. Semakin banyak pemangku kepentingan memiliki akses, semakin baik.
Ketika sebuah perusahaan menggunakan sistem bisnis dari beberapa vendor, integrasi umumnya memungkinkan untuk membuat data secara otomatis mengalir ke aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan.
Data waktu nyata ini kemudian dapat digunakan di seluruh instansi Enterprise Resource Planning untuk memberi manfaat bagi proses atau alur kerja apa pun.
Baca juga: Contoh, Manfaat, Software & Pengertian Marketing Automation
Urgensi Tujuan Penerapan ERP
Beberapa urgensi tujuan penerapan aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan adalah:
1. Optimasi Kinerja
Dengan solusi yang ditawarkan akibat integrasi nya dengan Artificial Intelligence (AI), Akses para pekerja dalam setiap bisnis memudahkan mereka untuk mengambil kesimpulan dan keputusan tepat dalam menyelesaikan permasalahan tugas. Hal ini tentu dapat meningkatkan serta mengoptimalkan kinerja perusahaan.
2. Meningkatkan Dampak Operasional
Dengan mengkoneksikan proses uraian data sumber daya perusahaan dalam satu pusat, hal ini akan membawa dampak pada kinerja operasional perusahaan.
Koneksi proses dan data tersebut mampu meningkatkan transparansi data serta fleksibilitas untuk membantu pekerja dalam menghantarkan nilai perusahaan dalam dunia bisnis.
3. Meningkatkan Agilitas Bisnis
Berbagai solusi yang ditawarkan dalam fitur Enterprise Resource Planning dikembangkan untuk memudahkan adaptasi akan kebutuhan yang terus berkembang seiring dengan proses aktivitas perusahaan.
Agilitas bisnis merujuk pada bagaimana perusahaan aktif dalam melakukan perencanaan pengadaan dan sedia merespon berbagai disrupsi operasional atau perubahan market bisnis.
Fungsi ERP dalam Berbagai Bidang Bisnis
Aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan dapat mencakup banyak fungsi inti di seluruh organisasi Anda—membantu meruntuhkan penghalang antara front office dan back office sambil menawarkan kemampuan untuk menyesuaikan solusi Anda dengan prioritas bisnis baru.
Beberapa fungsi bisnis utama meliputi:
1. Commerce
Peritel saat ini menghadapi banyak tantangan dalam bisnis. Sistem aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan dapat memberikan solusi omnichannel lengkap yang menyatukan pengalaman back-office, in-store, dan digital.
Pelanggan akan mendapatkan pengalaman berbelanja yang lebih personal dan lancar melalui rekomendasi AI.
Tidak hanya itu para pekerja retailer juga dapat meningkatkan produktivitas karyawan, membantu mengurangi penipuan, dan mengembangkan bisnis mereka.
2. Finance
Enterprise Resource Planning modern akan membantu Anda meningkatkan profitabilitas sambil mendorong ketepatan finansial.
Fitur Enterprise Resource Planning menawarkan dasbor dan wawasan berbasis AI yang memberi gambaran umum tentang keuangan perusahaan untuk membantu memanfaatkan informasi waktu nyata kapan saja dan di mana saja.
Ini juga akan membantu bisnis dalam mengurangi memasukkan informasi secara manual dengan mengotomatiskan tugas sehari-hari dan menyertakan kemampuan pelacakan yang membantu ketepatan penganggaran/peraturan bisnis Anda.
3. Human Resources
Solusi modern dari fitur aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan menawarkan cara untuk mengelola data perusahaan untuk menyederhanakan tugas manajemen karyawan seperti penggajian, perekrutan, dan tugas lainnya.
Dengan aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan, perusahaan akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk membantu mempertahankan, merekrut, dan memberdayakan karyawan sambil juga melacak kinerja karyawan dan mengidentifikasi masalah SDM sebelum terjadi.
4. Manufakturing
Fungsi Enterprise Resource Planning dalam bidang manufakturing ini dapat meningkatkan komunikasi bisnis, mengotomatiskan proses harian melalui otomatisasi proses robotik.
Selain itu, aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan juga menawarkan kemampuan kepada produsen untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan mengelola sumber daya dengan mengakses data waktu nyata. Solusi ini juga mengoptimalkan manajemen proyek serta biaya dalam perencanaan produksi.
5. Supply Chain
Dengan menggunakan Enterprise Resource Planning, pengelolaan dan pelacakan inventaris gudang akan diotomatisasi. Hal ini tentu dapat menghemat waktu dan biaya operasional perusahaan dalam aktivitas supply chain.
Solusi modern juga menawarkan dasbor, kecerdasan bisnis, dan bahkan teknologi Internet of Things (IoT) untuk membantu Anda menangani manajemen inventaris Anda.
Baca juga: IoT dan Berbagai Kegunaan Hingga Dampak Negatif dari Implementasinya
Manfaat Penerapan ERP dalam bisnis
Dengan beberapa keunggulan yang telah dijabarkan diatas maka dapat kami simpulkan, Enterprise Resource Planning memiliki banyak manfaat jika diterapkan dan digunakan dalam bisnis perusahaan. Berikut manfaat penerapan Enterprise Resource Planning adalah:
1. Menghemat Biaya Operasional
Nilai manfaat terbesar dari sistem Enterprise Resource Planning adalah dapat menghemat biaya operasional perusahaan dalam berbagai cara.
Dengan mengotomatiskan banyak tugas sederhana, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan dan kebutuhan untuk menambah karyawan pada tingkat yang sama dengan pertumbuhan bisnis.
Visibilitas perusahaan memudahkan untuk menemukan inefisiensi yang meningkatkan biaya dan mengarah pada penerapan semua sumber daya yang lebih baik, mulai dari tenaga kerja hingga inventaris peralatan.
Dengan cloud ERP, perusahaan dapat dengan cepat melihat nilai tambahan dari perangkat lunak yang digunakan, jika melebihi apa yang mereka belanjakan.
2. Visibilitas Alur Kerja
Dengan semua alur kerja dan informasi di satu tempat, karyawan dengan akses ke sistem dapat melihat status proyek kinerja berbagai fungsi bisnis yang relevan dengan pekerjaan mereka.
Visibilitas ini mungkin sangat berharga bagi manajer dan pemimpin, hal ini jauh lebih cepat nan lebih mudah daripada mencari dokumen kertas.
3. Analisa dan Pelaporan Data
Aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan dapat membantu perusahaan dalam menganalisa dan membuat pelaporan data.
Solusi terkemuka yang ditawarkan oleh fitur Enterprise Resource Planning adalah alat pelaporan dan analitik yang menampilkan metrik data atau perbandingan data apa pun yang dapat digunakan untuk perencanaan serta evaluasi bisnis kedepan.
4. Keamanan Data
Perangkat lunak Enterprise Resource Planning, menggunakan protokol keamanan mutakhir untuk memastikan perusahaan tidak menjadi korban serangan cyber yang merusak.
5. Manajemen Resiko
Dengan kontrol akses terperinci atas alur kerja persetujuan dalam fitur aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan dapat memperkuat kontrol keuangan dan mengurangi usaha penipuan data. Selain itu, data yang lebih akurat mencegah kesalahan yang dapat menyebabkan hilangnya penjualan atau denda.
Dan terakhir, kemampuan untuk melihat status seluruh operasi memungkinkan karyawan untuk dengan cepat menangani risiko yang ditimbulkan oleh gangguan bisnis.
6. Manajemen Mitra Kerja dan Pelanggan
Enterprise Resource Planning dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan hubunganya dengan mitra kerja dan pelanggan. Enterprise Resource Planning dapat memberikan wawasan tentang pemasok, operator pengiriman, dan penyedia layanan.
Tidak hanya itu dengan Enterprise Resource Planning juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan pertukaran informasi yang lebih baik dan lebih nyaman. Dengan menggunakan Enterprise Resource Planning, lebih lanjut perusahaan dapat melacak tanggapan survei, saran dukungan, dan banyak materi lagi sehingga perusahaan dapat menjaga kepuasan pelanggan.
Jenis ERP
Berikut beberapa jenis sistem aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan, di antaranya:
1. On Premise
Sistem aplikasi yang diciptakan untuk perusahaan secara umum, baik yang skalanya besar maupun kecil. Aplikasi ini juga dipakai secara langsung di perangkat perusahaan.
2. Open Source
Dengan jenis aplikasi ini, perusahaan dapat menyesuaikan app dengan tempat kerja. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pemerikasaan, modifikasi, dan peningkatkan kode sumber aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan.
3. Berbasis Cloud
Pada perusahaan dengan skala besar, jenis aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan ini cocok dipakai. Jenis ini tersedia melalui hosting service.
4. Hybrid
Sistem aplikasi ini menggabungkan penyebaran on-premise pun berbasis Cloud.
Contoh Aplikasi ERP
Berikut beberapa contoh aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan:
- SAP ERP: Memiliki modul dengan fitur yang memungkinkan otomatisasi operational management perusahaan.
- Oracle: Menawarkan integrasi yang lengkap guna menyokong pengambilan keputusan dalam perusahaan.
- Netsuite: Aplikasi yang mengutamakan penyediaan modul keuangan, manajemen supply chain, dan manajemen produksi.
- Odoo: Membantu pengelolaan operasional menjadi lebih efektif.
- Microsoft Dynamic: Menyediakan visibilitas secara optimal dengan kontrol yang baik atas semua aktivitas bisnis.
Baca juga: Email Marketing: Pengertian, Manfaat, & Cara Optimasinya
Kesimpulan
ERP adalah aplikasi yang berbasis pada sistem pengelolaan sumber daya perusahaan. Enterprise Resource Planning merupakan aplikasi bisnis tingkat lanjut yang dikembangkan secara lebih kompleks dari CRM dan SCM.
Dengan menggunakan server cloud, aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan dapat memaksimalkan transparansi data, memudahkan koordinasi antar divisi perusahaan, dan tujuan akhirnya adalah untuk meningkatkan kinerja serta profit dari perusahaan.
Sekawan Studio menyediakan paket jasa pembuatan website profesional dan UMKM untuk membantu meningkatkan visibilitas situs di Google
